MS-Officeの世界観。
最近、MicrosoftはOfficeのUIを刷新し、今までのようなメニューバー・ツールバーとボタンのインターフェースではなく、タブによって大きなボタンと説明を機能的に配置する「リボン」というインターフェースに変わりました。
これは、分かりやすく使いやすくなった一面もある一方で、今までのUIに慣れていたユーザーからは戸惑いの声が挙がっています。
注意点として、「ダイアログをどこから表示させるのか分かりにくい」ということがあります。ボタンのグループの右下の小さな四角ボタンから、ダイアログを表示することができます。ここにたくさんの設定項目と機能があるのですが、現状のインターフェースでは、このダイアログという機能があることそのものが分かり辛いのです。注意して使いましょう。
リボンインターフェースは必ずしも悪くなく、今までのボタンだけのそっけないインターフェースより愛嬌もあるし、分かりやすいと言う人間が多いです。分かりやすくすることは一向に構いませんが、それによって逆に分かり辛くなることもあると思います。
WindowsとMS-Officeはビジネスでも個人でもエンタープライズの事務計算でも標準的になってきました。革新性の追究は構いませんが、公的な責任もMicrosoftは考えるべきでしょう。もちろん、インターフェースが分かりやすくなったことは、公的な責任として相応しい仕事であり、僕は分かりやすくなった部分については文句は言いません。
ちなみに、LibreOfficeは今でも昔のMS-Office風のインターフェースのままです。使い方は違いますが、機能はおおむね同じです。公的なフォーマットやLinuxでも動くクロスプラットフォーム性、そして無料でオープンソースであることは素晴らしい特徴です。ですが、コストを下げるために導入すると、MS-Officeと違うため「逆にコストがかかる」可能性があります。それは注意して、両製品をバランス良く使いこなしましょう。
Microsoft自身は、MOSというOfficeの公的資格に助けられているところがあるかもしれません。MS-Officeの使い方をMOS取得のために勉強し、マスターしている会社社員や学生はとても多いです。Microsoftの資格ですが、MS-Officeはこうした人々のおかげで成り立っています。
MS-Officeは決して悪い製品ではなく、Wordは事務のデータ入力やビジネス・公的文章の作成から、出版物や簡単な文章の作成まで、最もスタンダードなソフトウェアになりました。Excelがあるおかげで、メインフレームをわざわざ購入してCOBOLでプログラミングしなくても、簡単に表計算で会社の事務計算が出来ます。PowerPointは大学の講義からセミナーなど、黒板やホワイトボード代わりに使われ、ミーティングなどでも良く使われています。
後日注記：COBOLはプログラミング言語であって、エクセルとの直接の比較対象ではない。比較対象はそろばんや電卓であり、わざわざ電卓を使わなくても、エクセルを使うことで簡単な計算から高度な応用まで何でも簡単に計算することができる。グラフを作る機能などもあり、またマクロやVBAで簡単な自動処理やプログラミングを行うこともできる。
MS-Wordを参照のこと。
MS-Excelを参照のこと。
MS-PowerPointを参照のこと。
Accessではリレーショナルデータベースの操作と処理を行うことができます。
Accessは「カード型のデータベース」と呼ばれていて、カード型にデータを入力して大量のデータベースを作り、並べ替えや抽出などの操作を行うことができる。エクセルでも表型のデータベースを使うことはできる。Accessを使う機会は意外と多く、パソコン教室でもWord, Excel, PowerPoint, AccessをMS-Officeの使い方として教えることが多い。
Accessはとても高度で難しいソフトウェアだが、大量に蓄積したデータを「クエリ」で操作・取得できるなど、一部では「最高に便利なソフトウェア」であると言われている。
個人情報管理ソフト・電子メールソフトウェア。間違って添付ファイルを開いた時にウイルスにかかりやすいと悪評判なので注意が必要。全く使えないわけではなく、Exchangeなどのグループウェアサーバーと組み合わせて個人情報を管理できる。
ホームページ作成ソフト。過去のソフトだが、昔（子供時代）、僕が良く使っていた。
MicrosoftのOfficeの公式資格。パソコン教室でも取れるように、簡単に取れて履歴書などに書くことができ、そして評価もされ仕事にも役に立つという人気の資格である。
ただし、簡単だと言って甘く見てはならない。そんなに簡単には取れないからである。
MOSの長所は「仕事に役に立つ」ということ。Officeはどこの会社でも必ず使われる標準アプリケーションであるため、明日からの実践にも使える。
もし、地球上からMS-Officeがなくなったら、何とかなる部分と何とかならない部分は何があるでしょうか。
まず、文書の作成は、パソコンですることができない場合、ボールペンやコピー機で行わなければなりません。コピー機すら使えないのであれば、人間が自力で読んで書き写す必要があるでしょう。
この場合、簡単に文書のスタイルを変えたり、コピーや挿入といった操作はできなくなります。
また、データベース的な操作ができなくなり、大量の顧客データを検索したり、表計算ソフトで計算したりすることができなくなります。
ですが、そうは言ったものの、一昔前まではOfficeのようなものは無く、昔のワープロやタイプライターのような機械を使っていました。計算は電卓やそろばん、あるいはCOBOLのようなプログラミングで行い、データベースはメインフレームでSQLを使っていました。
歴史的に見れば、書物は修道士が書き写して保管するのが一般的で、グーテンベルグのように活版印刷が発明されて以後、書物と呼ばれるものは一般的に普及するようになりました。
また、MS-Officeがもしなくなっても、パソコン自体が存続するのであれば、別の何らかのOfficeあるいはLaTeXのようなソフトウェアが使えるかもしれません。UNIXの時代はプレーンテキストやtroffが一般的でした。MS-Officeというものは、そんなに普遍的に必ず必要ではないのです。
僕は、小学生の頃、MS-Officeの使い方を学ぶために、「Z式マスター」というMS-Officeの入門本を読みました。
それによって、特にエクセルの、タブを使って入力しながらエンターで次の行のセルに移るとか、並び替えを行うなどの機能の使い方を知りました。
また、ワードについては、形式を選択して貼り付けを行うなどの機能の使い方を知りました。
MS-Officeの入門本として、もしかすると今ではもう古い本になるのかもしれませんが、Z式マスターという本はとてもよかったです。特に、MS-Office 2000の機能について、多くのことを僕はZ式マスターから学びました。
2023.04.06
ワードは目次機能や並び替え機能が地味に使える。
僕は小説や詩を整形して編集・印刷するのにワードを使います。
ワードがなければ編集できないのがたまにきず。
自動で文書作成（カレンダーの日付一覧など）。
関数、セルの書式設定、条件付き書式などを上手く使って、ひとつのセルの値に従って文書を自動で作成する。
僕はいつも職場で書類を作る時にエクセルで頑張っています。